Existenzgründung in Handwerk und Dienstleistung

1.Vorbemerkung

Wer sich im Handwerk oder im Dienstleistungssektor selbstständig machen will, muss sich mit dem Steuerrecht und den Gewinnermittlungsvorschriften beschäftigen. Sie sind für die Frage entscheidend, wie viel vom erzielten Gewinn nach Einkommensteuer verbleibt und für die Tilgung von Investitionsdarlehen und die private Lebensführung verwendet werden kann.

Der junge Unternehmer wird die für seinen Start in die Selbstständigkeit erforderlichen Investitionen in der Regel auch durch Kredite finanzieren. Dabei muss er die von den Kreditinstituten angesetzte Messlatte der Kapitaldienstfähigkeit kennen. Wenn er außerdem Arbeitgeber ist, muss er arbeitsrechtliche Grundkenntnisse haben und wissen, mit welchen Personalkosten er pro Mitarbeiter rechnen muss.

Dieser Beitrag erläutert in für einen Laien verständlichen Worten wichtige steuerliche und betriebswirtschaftliche Themen. Dabei werden die Tätigkeiten als Einzelunternehmer und als Personengesellschaft behandelt. Der etwas seltenere Beginn mit einer Kapitalgesellschaft – zumeist einer GmbH – wird hier aus Platzgründen nicht dargestellt.

2.Umsatzsteuer

Beginnen wir mit der Umsatzsteuer, da diese schon bei der Ausstellung der ersten Rechnungen an Kunden eine wichtige Rolle spielt. Sowohl ein Einzelunternehmer als auch eine Personengesellschaft können jeweils umsatzsteuerlicher Unternehmer sein. D.h., auch die Personengesellschaft wird vom Finanzamt als eigenständiger Steuerpflichtiger behandelt.

In der Regel wird der junge Unternehmer Umsätze erbringen, die der Umsatzsteuer unterliegen. Je nach Umfang seines Geschäfts ist er entweder als Kleinunternehmer nicht umsatzsteuerpflichtig oder er ist umsatzsteuerpflichtig und muss in den ersten zwei Jahren seiner Unternehmertätigkeit monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.

Als Kleinunternehmer gilt er, wenn sein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500.-- € nicht überstiegen hat (das ist i. d. R. bei einem Existenzgründer zu bejahen) und im laufenden Kalenderjahr 50.000.-- € voraussichtlich nicht übersteigen wird. Beginnt die Tätigkeit während des Jahres, so ist der voraussichtliche Umsatz im restlichen Kalenderjahr auf einen Jahresumsatz hochzurechnen, um die Überschreitung der Grenze von 50.000.-- € zu prüfen. Falls er als Kleinunternehmer gilt, so braucht er keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen auszuweisen und keine Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuererklärungen abzugeben. Er kann aber auch keine Vorsteuer geltend machen; d.h., die in Eingangsrechnungen enthaltene deutsche Umsatzsteuer kann er sich nicht vom Finanzamt „zurückholen“. Daher hat ein Kleinunternehmer das Wahlrecht, als Regelunternehmer aufzutreten, der umsatzsteuerpflichtig ist und in seinen Rechnungen Umsatzsteuer gesondert ausweist. Das kann sinnvoll sein, wenn am Anfang große Investitionen getätigt werden sollen, wo die Vorsteuer vom Finanzamt erstattet werden sollte. An diese Option zum Regelunternehmer ist er fünf Jahre lang gebunden.

Der umsatzsteuerpflichtige (Regel-)Unternehmer schuldet dem Finanzamt die Umsatzsteuer, die auf Grund seiner Ausgangsumsätze entsteht, und belastet sie seinen Kunden. Von dieser geschuldeten Umsatzsteuer zieht er die Umsatzsteuer als sog. Vorsteuer ab, die man ihm gesondert für Eingangs­leistungen in Rechnung stellt und die er seinen Lieferanten bezahlen muss.

Der Unternehmer muss wissen, welche seiner Umsätze dem Regelsteuersatz von 19 % oder dem ermäßigten Steuersatz von 7 % unterliegen und welche Umsätze nicht der Umsatzsteuer unterworfen sind. Wegen der Vielfalt unterschiedlicher Lieferungen und Leistungen kann dies hier nicht näher ausgeführt werden. Betriebliche Güter und Leistungen, die der Unternehmer für private Zwecke verwendet, kosten ihn ebenfalls Umsatzsteuer, wie z.B. die private Mitbenutzung eines betrieblichen Kfz.

Bereits vor Aufnahme seiner Tätigkeit sollte der Unternehmer wissen, wie er seine Rechnungen gestalten muss. Das Umsatzsteuergesetz verlangt einige Mindestangaben. Führt er Leistungen an Unternehmer für deren Unternehmen aus, so muss er Rechnungen legen. Dies gilt auch dann, wenn die Leistungen umsatzsteuerfrei sind. Bei umsatzsteuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen an Nichtunternehmer (Privatleute, Behörden usw.) gibt es ebenfalls die Pflicht zur Rechnungslegung. Rechnungen müssen innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung gelegt werden.

Ein Rechnungsdokument muss folgende Informationen enthalten:

- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und Leistungsempfängers.
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistenden.
- Ausstellungsdatum.
- Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer).
- Bezeichnung der Lieferung/sonstigen Leistung.
- Zeitpunkt der Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts (Anzahlung).
- Nettoentgelt sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen.
- Steuersatz und Steuerbetrag, Hinweis auf Steuerbefreiung.
- Hinweis auf Rechnungsaufbewahrungspflicht bei Grundstücksleistungen.

Ohne diese Angaben in der Rechnung kann der Kunde, wenn er vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer ist, keine Vorsteuer aus der Rechnung abziehen.

Wichtiger Hinweis: Unvollständige Rechnungen werden vom zahlungspflichtigen Kunden oftmals nicht bezahlt mit der Reklamation, die Rechnung sei fehlerhaft. Dadurch können Liquiditätsengpässe eintreten. Daher ist auf eine sorgfältige Erstellung der Rechnungen Wert zu legen. Dies ist Chefsache! Sollte einmal eine fehlerhafte Rechnung erstellt worden sein und der Kunde die Bezahlung trotz Fälligkeit verweigern, so hat er kein Zurückbehaltungsrecht hinsichtlich des Nettobetrages der Rechnung.

Der junge Unternehmer sei gewarnt: Es gibt Kunden, die sich systematisch Zahlungsaufschub erschleichen, indem sie Mahnungen abwarten und gegebenenfalls erst dann Reklamationen der erbrachten Leistungen oder des Rechnungsinhalts geltend machen. Daher sollte man unbedingt die Zahlungsfristen laufend überwachen und säumige Kunden sofort kontaktieren.

Bei Kleinbetragsrechnungen (Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer bis zu 150 €) muss der Leistungsempfänger nicht angegeben werden. Die Angabe des Bruttobetrags genügt. An Stelle des Umsatzsteuerbetrags muss nur der Steuersatz angegeben werden. Die Steuernummer oder Umsatzsteuer­identifikationsnummer des Leistenden und die Rechnungsnummer dürfen ebenfalls fehlen.

Elektronische Rechnungen werden vom Finanzamt akzeptiert, wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach § 15 Signaturgesetz versehen sind. Rechnungen in Form einfacher Emailanhänge, die der Empfänger selbst ausdruckt, werden vom Finanzamt nicht anerkannt.

Der Unternehmer haftet, wenn er in einer Rechnung eine zu hohe Umsatzsteuer ausweist oder keine Berechtigung zum Steuerausweis hat. Dies kann zumeist durch Rechnungsberichtigung geheilt werden.

Für grenzüberschreitende Lieferungen (Ex- und Importe) und sonstige Leistungen gelten Besonderheiten, die wegen ihrer Komplexität hier nicht dargestellt werden können.

Die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen werden aus der Buchhaltung abgeleitet.

3.Art der Gewinnermittlung

Der Unternehmer ermittelt seinen Gewinn entweder durch Einnahme­überschuss­rechnung oder durch Bilanzierung.

Bei der Einnahme­überschuss­rechnung werden Betriebsausgaben im Moment der Bezahlung erfasst, Betriebseinnahmen im Zeitpunkt des Zahlungs­eingangs. Ausgaben für die Anschaffung von Anlagevermögen sind nicht sofort abzugsfähig, sie werden auf ihre Nutzungsdauer über mehrere Jahre abgeschrieben. Die Einnahmeüberschussrechnung ist etwas einfacher zu handhaben als die Bilanzierung.

Bei der Bilanzierung wird genauer als bei der Einnahmeüberschussrechnung festgestellt, welcher Gewinn in welchem Jahr erwirtschaftet wurde. Es findet eine genauere Zuordnung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben (Aufwendungen und Erträge) zu dem jeweiligen Kalenderjahr statt. Zum Bilanzstichtag (meistens der 31. Dezember) bestehende Forderungen sind diese in der Bilanz zu aktivieren, Verbindlichkeiten des Unternehmers sind zu passivieren. Die Abgrenzung der Forderungen und Verbindlichkeiten erfolgt in der Praxis oft durch den Steuerberater im Rahmen der Buchhaltung der ersten Monate des folgenden Jahres und stellt daher für den Unternehmer keine besondere Zusatzbelastung dar. Er muss eine Inventur seiner Vorräte zum 31. Dezember machen, was je nach Art und Umfang des Betriebes mit viel oder wenig Aufwand verbunden ist.

Einzelunternehmer sind nach Handelsrecht nicht bilanzierungspflichtig, wenn ihr jährlicher Gewinn 50.000.-- € und ihr jährlicher Umsatz 500.000.-- € nicht überschreitet. Vorsicht bei Neugründungen: Wenn sich im Jahr der Betriebseröffnung erst zum Jahresende herausstellt, dass z.B. die Gewinngrenze von 50.000.-- € überschritten wurde, besteht rückwirkend ab Betriebseröffnung die Bilanzierungspflicht. Dann sind pragmatische Lösungen gefragt. Die steuerliche Bilanzierungspflicht knüpft an die handelsrechtliche Bilanzierungspflicht an. Wenn nach Handelsrecht keine Bilanzierungspflicht besteht und das Finanzamt festgestellt hat, dass die obigen Grenzen überschritten wurden, fordert es nach Steuerrecht den Unternehmer zur Bilanzierung ab Beginn des Jahres auf, das auf diese Aufforderung folgt.

Freiberufliche Dienstleister dürfen unabhängig von Gewinn und Umsatz bei der Einnahmeüberschuss­rechnung bleiben. Sie können aber freiwillig bilanzieren.

Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) sind auch unterhalb der o. g. Schwellenwerte bilanzierungspflichtig. Aber auch bei Zusammenschluss mehrerer Unternehmer in einer GbR empfiehlt sich eine Bilanzierung mit separaten Kapitalkonten pro Gesellschafter. Auf den Kapitalkonten werden die Gewinne, Entnahmen und Einlagen pro Gesellschafter verzeichnet. So kann jederzeit festgestellt werden, ob alle Gesellschafter gleichmäßig viel entnommen oder eingelegt haben. Man bedenke auch den Fall der späteren Auflösung einer Personengesellschaft oder das Ausscheiden eines Gesellschafters. Ohne Führen von Kapitalkonten ist es schwierig, über viele Jahre zurückzuverfolgen, wem welcher Anteil am Kapital der Gesellschaft zusteht. Wer nicht bilanziert, sollte darüber nachdenken, dennoch zusätzliche Kapitalkonten zu führen, insbesondere bei unterschiedlichem Entnahme­verhalten der Gesellschafter.

4.Besonderheiten beim Kauf eines Unternehmens

Hier wird der Kauf der einzelnen Wirtschaftsgüter eines Unternehmens in Gesamtheit (sog. asset deal) ausgegangen. Der Kauf von Anteilen an einer Kapitalgesellschaft (sog. share deal) wird nicht behandelt.

Beim Unternehmenskauf ist zu bestimmen, inwieweit der Kaufpreis für die übernommenen Wirtschaftsgüter gezahlt wird und ob auch für einen Geschäfts- oder Firmenwert (auch Goodwill genannt) ein anteiliger Kaufpreis gezahlt werden soll. Da der Geschäftswert steuerlich auf 15 Jahre linear abgeschrieben wird, ist dies unter steuerlichen Gesichtspunkten nicht sehr attraktiv.

Der Gesamtkaufpreis muss auf die einzelnen erworbenen Wirtschaftsgüter aufgeteilt werden. Die anteiligen Anschaffungskosten werden dann steuermindernd abgeschrieben. D. h., der bezahlte Kaufpreis wirkt sich über mehrere Jahre verteilt steuermindernd aus. Obergrenze für diese Anschaffungskosten bildet der Verkehrswert. Verbleibt noch ein Restkaufpreis, so wird dieser zwangsläufig dem Geschäftswert zugeordnet.

Übernimmt der junge Unternehmer vom Verkäufer Schulden, so erhöht dies die Anschaffungskosten.

Werden Kredite zur Finanzierung des Kaufpreises aufgenommen, so sind die Kreditzinsen Betriebsausgaben. Die Tilgungsraten müssen aus dem versteuerten Gewinn bezahlt werden, sind also keine Betriebsausgaben.

Wenn aus einer Personengesellschaft ein Gesellschafter ausscheidet und ein anderer eintritt, dann wird ebenfalls ein Kaufpreis zu zahlen sein. Auch hier ist der Kaufpreis auf die einzelnen Wirtschaftsgüter, einschließlich der immateriellen, aufzuteilen. Die hieraus resultierenden Abschreibungen werden in einer sog. Ergänzungsbilanz ermittelt.

5.Vermeidung von Betriebsvermögen bei Immobilien

Der Existenzgründer sollte sich sehr gut überlegen, ob er seinen Betrieb in einer ihm gehörenden Immobilie einrichten will. In diesem Fall wird die für seinen Betrieb genutzte Immobilie oder der Teil hieran zu steuerlichem Betriebsvermögen. Dies bedeutet, dass er zwar die Abschreibungen für das Gebäude als Betriebsausgaben geltend machen kann. Er muss jedoch bei Veräußerung der Immobilie oder bei Beendigung seiner betrieblichen Tätigkeit die stillen Reserven versteuern. Stille Reserven sind die Differenz zwischen dem Buchwert der Immobilie und dem Kaufpreis oder Verkehrswert bei Veräußerung oder Aufgabe. Dadurch werden zum einen die Abschreibungen nachversteuert, zum anderen muss der Unternehmer auch inflationsbedingte Scheingewinne versteuern. Diese entstehen, wenn der Wert der Immobilie nicht real steigt, sondern nur wegen der Inflation. Wer versteuert schon gerne Scheingewinne?

Bei verheirateten Unternehmern bietet es sich häufig an, dass der Ehegatte die Immobilie erwirbt und an den Betriebsinhaber vermietet. So bleibt die Immobilie im Privatvermögen, spätere Veräußerungs- oder Aufgabegewinne sind nicht zu versteuern.

Hinweis: Aufgrund langjähriger Erfahrungen rät der Verfasser allen jungen Unternehmerinnen und Unternehmern zur Gütertrennung oder zur modifizierten Zugewinngemeinschaft.

6.Firmenwagen

Wird ein Pkw zu mehr als 10 % zu freiberuflichen Zwecken genutzt, so kann der Unternehmer seinen Pkw dem Betriebsvermögen zuordnen. Nutzt er ihn zu mehr als 50 % beruflich, so muss er ihn dem Betriebsvermögen zuordnen.

Im ersten Schritt muss der Unternehmer den Umfang der beruflichen Nutzung feststellen. Dies kann er entweder durch ein Fahrtenbuch tun, oder durch eine sachgerechte Schätzung, die auf verlässlichen Grundlagen beruht (sog. Schätzmethode). Dabei geht es zunächst einmal um die Frage, ob die Grenzen von 10 % und 50 % überschritten werden.

Im zweiten Schritt muss der Unternehmer die gesamten Kfz-Kosten ermitteln und verbuchen.

Im dritten Schritt sind der private und der berufliche Anteil der Kfz-Kosten zu trennen. Sind z.B. nur 30 % als Betriebsausgaben absetzbar, so werden die übrigen 70 % als Privatentnahme gebucht. Dadurch bleiben per Saldo nur 30 % der Kosten als Betriebsausgaben. Auch bei der Umsatzsteuer werden per Saldo nur 30 % Vorsteuer abgezogen.

Überschreitet die betriebliche Nutzung die 50 %-Marke, so kann der Unternehmer den Privatanteil pauschal nach der sog. 1 %-Regelung ermitteln.

Wenn er ein Fahrtenbuch führt, gilt dasselbe wie bei der zuvor beschriebenen Schätzmethode, nur dass der betriebliche Anteil z.B. 85 % beträgt.

Ist ein Fahrzeug Privatvermögen, so können die rein beruflich gefahrenen Kilometer mit einem Satz von 30 Cent pro Kilometer als Betriebsausgaben angesetzt werden.

7.Personalkosten

Dass ein Arbeitnehmer den Arbeitgeber mehr als das Bruttogehalt kostet, sieht der Existenzgründer beim Blick auf eine Gehaltsabrechnung. Vom Bruttogehalt werden die Steuern und die Sozialversicherungsbeiträge abgezogen. Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sind in Summe fast gleich hoch wie die Arbeitnehmeranteile. Zudem zahlt der Arbeitgeber allein die Insolvenzgeldumlage und die Beiträge zur Berufsgenossenschaft als weitere Gehaltsnebenkosten, so dass der Arbeitgeber unter dem Strich im Durchschnitt etwa einen Prozentpunkt vom Bruttogehalt mehr als der Arbeitnehmer trägt.

Nach einer Faustformel kostet den Arbeitgeber ein sozialversicherungs­pflichtiger Arbeitnehmer etwa das 1,21fache des Bruttogehalts, wenn dieses die Beitragsbemessungsgrenze zur Sozialversicherung nicht überschreitet. Hinzu kommen weitere Nebenkosten wie z.B. die Kosten der Gehalts­abrechnung. Bei einem Minijob bis 400.-- € entrichtet der Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt 30 % Abgaben an die Bundesknappschaft, der Arbeitnehmer zahlt nichts. Der Minijob kostet somit das 1,3fache des Gehalts an Sozialabgaben.

Bei mitarbeitenden Ehegatten oder anderen nahen Verwandten ist auf jeden Fall der Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrages zu empfehlen. Die Konditionen sollten denen zwischen fremden Personen entsprechen.

Die Möglichkeiten, den Mitarbeitern steuerfreie Leistungen zukommen zu lassen und so die Belastungen für die Mitarbeiter und den Arbeitgeber zu senken, wurden vom Gesetzgeber in den letzten Jahren stark eingeschränkt.

Zu nennen sind Aufmerksamkeiten, Warengutscheine, die Überlassung eines Computers, die Pauschalversteuerung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, Betriebsveranstaltungen und bestimmte Leistungen der Altersvorsorge.

8.„Wohin fließt mein Gewinn?“ (Wo bleibt das Geld?)

Während früher bei der Kreditvergabe durch Banken die Stellung von Sicherheiten Priorität hatte, ist heute die Kapitaldienstfähigkeit der vorrangige Maßstab zur Beurteilung der Kreditwürdigkeit und der Höhe des Zinssatzes. Dabei stellen die Kreditinstitute die Frage, die sich auch ein Existenzgründer stellen sollte.

Der Unternehmer fragt: „Wie viel vom erzielten Gewinn muss ich zur Tilgung von Krediten und Neuinvestitionen verwenden und wie viel bleibt mir für meine private Lebenshaltung?“

Der Bänker fragt: „Wie viel vom erzielten Gewinn wird für die private Lebenshaltung und Neuinvestitionen verwendet? Bleibt genug zur Tilgung von Krediten übrig?“

Die abgewandelte Frage „Wohin fließt mein Geld?“ wird auch mit dem Begriff „Cash-Flow“ umrissen. Der erzielte Gewinn ist nicht gleichbedeutend mit dem Geld, das zum Ausgeben zur Verfügung steht. Das zeigt folgendes Beispiel:

Ein Freiberufler erzielt einen Jahresgewinn von 100.000 €. Darin enthalten sind Abschreibungen von 10.000 €. Er leistet Einkommensteuer­voraus­zahlungen von 40.000 € und hat sonstige Privatentnahmen von 40.000 €. Sein Investitionsdarlehen tilgt er mit monatlich 1.000 € (ohne Zinsen). Jetzt möchte er sich ein betriebliches Gerät für 30.000 € kaufen. Hat er genug Geld dafür zur Verfügung?

Gewinn 100.000 €
+ enthaltene Abschreibungen 10.000 €
operativer Cash-Flow 110.000 €
Darlehenstilgung - 12.000 €
Entnahmen für Einkommensteuervorauszahlungen - 40.000 €
Sonstige Privatentnahmen - 40.000 €
Verbleiben für die Investition 18.000 €

Die Mittel reichen also nicht aus, um die Investition bar zu bezahlen.

Abwandlung des Beispiels: Die Einkommensteuervorauszahlungen betragen nur 20.000 €. Der Freiberufler kauft das Gerät. Im Folgejahr kommt der Einkommensteuerbescheid, der eine Steuernachzahlung von 20.000 € ausweist. Das fehlende Geld muss er nun über einen teuren Dispositionskredit finanzieren; es wäre günstiger gewesen, er hätte das Gerät geleast oder per Investitionskredit finanziert.

Der Geldzufluss, den der Betrieb verdient, ist der operative Cash-Flow. Bei Einnahme-Überschussrechnungen kann dieser Wert recht einfach durch Hinzurechnung der Abschreibungen zum Gewinn bestimmt werden.

Der Cash-Flow aus Investitionstätigkeit besteht aus Geldabflüssen für den Kauf von Gegenständen des Anlagevermögens und aus Zuflüssen durch den Verkauf solcher Gegenstände.

Der Cash-Flow aus Finanzierungstätigkeit setzt sich insbesondere aus Zufluss von Darlehensmitteln, Erhöhung eines negativen Saldos eines Bankkontos, Privateinlagen, Tilgung von Bankverbindlichkeiten und Privatentnahmen zusammen.

Diese drei Cash-Flows ergeben in Summe den Cash-Flow. Dieser ergibt sich auch aus folgender Rechnung:

Saldo aller Bankkonten und Kassenbestände am 1. Januar

+ Cash-Flow
= Saldo aller Bankkonten und Kassenbestände am 31. Dezember

und beantwortet damit die Frage, wie viel Geld (nicht: Gewinn) hereinkommt und ausgegeben wird.

9.Schlussbemerkung

Der junge Unternehmer möchte und muss sich vornehmlich auf fachliche Aufgaben und die Optimierung der betrieblichen Abläufe konzentrieren. Den Überblick über seine finanziellen Angelegenheiten behält er aber nur, wenn er zu Anfang und in gewissen Zeitabständen seine betrieblichen und privaten Zahlungsein- und -ausgänge plant und überwacht. Dazu liefert ihm sein Steuerberater auf Basis der von ihm erstellten Buchhaltung leicht verständliche und anschauliche Hilfestellungen wie z.B. den DATEV-Controllingreport. Damit erkennt der Unternehmer in wenigen Minuten seine aktuelle Lage und sich abzeichnende Entwicklungen seines Betriebs.

Für Gründungs- und Optimierungsfragen steht der Verfasser gerne zur Verfügung.

Steuerberater Klaus A. Schleweit
Götter, Schleweit & Partner
Bärenstr. 1
89522 Heidenheim
www.gsp-tax.de
Tel. 07321 / 93750